PGP Energies Careers in Oman
Job Description
Role Overview
We are proud to be one of the leading firms in the oil & energy sector, and we are expanding our team. We are seeking an organized, proactive, and motivated individual to support reception and administrative functions in a dynamic work environment. This role is ideal for a passionate self-starter looking to launch or further develop their professional career.
Key Responsibilities
Front Desk & Visitor Management
-
Greet and assist visitors, manage incoming calls, and ensure smooth daily front-office operations.
-
Maintain a clean, professional, and welcoming reception and common office areas.
Greet and assist visitors, manage incoming calls, and ensure smooth daily front-office operations.
Maintain a clean, professional, and welcoming reception and common office areas.
Administrative Support
-
Schedule meetings and appointments, and maintain office calendars.
-
Perform routine administrative tasks such as filing, typing, copying, scanning, and binding documents.
-
Prepare letters, memos, presentations, and reports as needed.
Schedule meetings and appointments, and maintain office calendars.
Perform routine administrative tasks such as filing, typing, copying, scanning, and binding documents.
Prepare letters, memos, presentations, and reports as needed.
Office & Inventory Management
-
Manage office supplies inventory by monitoring stock levels, placing orders, and following up on deliveries.
-
Handle petty cash and ensure proper documentation of transactions.
-
Coordinate with vendors, service providers, and maintenance teams for facility management.
Manage office supplies inventory by monitoring stock levels, placing orders, and following up on deliveries.
Handle petty cash and ensure proper documentation of transactions.
Coordinate with vendors, service providers, and maintenance teams for facility management.
Data Entry & Documentation
-
Enter data in ERP systems and maintain accurate and up-to-date records.
-
Maintain and organize all administrative files and documentation.
Enter data in ERP systems and maintain accurate and up-to-date records.
Maintain and organize all administrative files and documentation.
HR & Operations Support
-
Assist with HR tasks including maintaining employee records, coordinating onboarding, and updating attendance registers.
-
Arrange travel, hotel bookings, and transportation for staff when required.
-
Coordinate with internal teams to ensure timely completion of administrative and operational tasks.
Assist with HR tasks including maintaining employee records, coordinating onboarding, and updating attendance registers.
Arrange travel, hotel bookings, and transportation for staff when required.
Coordinate with internal teams to ensure timely completion of administrative and operational tasks.
نظرة عامة على الدور
نحن من الشركات الرائدة في قطاع النفط والطاقة، ونفخر بتوسّع فريقنا. نبحث عن موظف يتمتع بالقدرة على التنظيم، والعمل بروح المبادرة، والرغبة في التطور داخل بيئة عمل ديناميكية. تُعد هذه فرصة ممتازة لمن يرغب في بدء أو تطوير مساره المهني.
المسؤوليات الرئيسية
الاستقبال وإدارة الزوار
استقبال الزوار وتقديم المساعدة، والرد على المكالمات الواردة لضمان سير العمل بسلاسة.
الحفاظ على منطقة الاستقبال والمناطق العامة بشكل نظيف واحترافي.
استقبال الزوار وتقديم المساعدة، والرد على المكالمات الواردة لضمان سير العمل بسلاسة.
الحفاظ على منطقة الاستقبال والمناطق العامة بشكل نظيف واحترافي.
الدعم الإداري
جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة تقويم المكتب.
تنفيذ المهام الإدارية اليومية بما في ذلك الأرشفة، الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، وتجليد المستندات.
إعداد الخطابات والمذكرات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة.
جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة تقويم المكتب.
تنفيذ المهام الإدارية اليومية بما في ذلك الأرشفة، الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، وتجليد المستندات.
إعداد الخطابات والمذكرات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة.
إدارة المكتب والمخزون
متابعة مخزون المستلزمات المكتبية، ورفع الطلبات، ومتابعة التوريدات.
إدارة العهدة النقدية الصغيرة وتوثيق جميع المعاملات بشكل صحيح.
التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات وفِرق الصيانة فيما يخص إدارة مرافق المكتب.
متابعة مخزون المستلزمات المكتبية، ورفع الطلبات، ومتابعة التوريدات.
إدارة العهدة النقدية الصغيرة وتوثيق جميع المعاملات بشكل صحيح.
التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات وفِرق الصيانة فيما يخص إدارة مرافق المكتب.
إدخال البيانات والتوثيق
إدخال البيانات في أنظمة الـ ERP والحفاظ على سجلات دقيقة ومحدّثة.
تنظيم المستندات والسجلات الإدارية وحفظها بطريقة منهجية.
إدخال البيانات في أنظمة الـ ERP والحفاظ على سجلات دقيقة ومحدّثة.
تنظيم المستندات والسجلات الإدارية وحفظها بطريقة منهجية.
الدعم الإداري والموارد البشرية
المساهمة في مهام الموارد البشرية مثل حفظ سجلات الموظفين، وتنسيق إجراءات الانضمام للعمل، وتحديث سجلات الحضور.
ترتيب الرحلات وحجوزات الفنادق وتنظيم المواصلات للموظفين عند الحاجة.
دعم الفرق الداخلية والتنسيق بين الأقسام لضمان إنجاز المهام الإدارية والتشغيلية في الوقت المحدد.
المساهمة في مهام الموارد البشرية مثل حفظ سجلات الموظفين، وتنسيق إجراءات الانضمام للعمل، وتحديث سجلات الحضور.
ترتيب الرحلات وحجوزات الفنادق وتنظيم المواصلات للموظفين عند الحاجة.
دعم الفرق الداخلية والتنسيق بين الأقسام لضمان إنجاز المهام الإدارية والتشغيلية في الوقت المحدد.
- Job Source: PGP Energies
- Publication Date: November 15, 2025
- Application Link: https://www.linkedin.com/jobs/view/4322048533/?alternateChannel=search&eBP=NON_CHARGEABLE_CHANNEL&refId=uZAfkMxRrLcwmJg2dvGzFA%3D%3D&trackingId=9qK1xrWDT6APlhLcHTxgvg%3D%3D
Location: , Oman
Job Title: Receptionist & Office Coordinator
Post Date: 2025-11-15
Valid Until: 2026-2-15
Salary:
Job Type: Full-time
تعليقات
إرسال تعليق